Excelで回している業務をAIや社内システムに置き換えたいとき、最初に何を診断すればよいですか？

結論として、いきなりツールを選ばず、「Excelの棚卸し」と「Excelに埋め込まれた暗黙のルールの書き出し」から始めるのが近道です。Excelを使っていない会社はほとんどなく、そこには長年の業務知識が詰まっています。Excelを否定せず、その知識を資産として言葉にする作業が出発点になります。

診断の型として、次の流れで進めると業種を問わず使えます。①対象業務のExcelファイルとシートをすべて洗い出す（「最新版」「確認用」といった曖昧な版、特定の人しか触れないマクロも確認）、②条件付き書式・入力規則・備考欄に隠れたルールを言葉にする、③「今の状態」を持つ表と「起きた事実の記録」の表を分ける、④前工程・後工程との受け渡し（システム・紙・口頭）と、二重入力や待ち時間の発生箇所を確認する、⑤誰が入力・承認・閲覧できるか、外部のAIに渡してはいけない情報（顧客名・単価・個人情報など）は何かを決める。ここまでで現状の姿が見えます。

そのうえで、最初の2〜3週間で試す最小の範囲を決め、既存のExcel運用を止めずに始めます。切り替えたあとに「誰が確認し、事故が起きたとき最初に何をするか」まで決めておくと、作って終わりになりません。まず、いちばん手間がかかっているExcelを1つ選び、そこに隠れているルールを3つ書き出してみてください。