在庫や稼働状況の数字をExcelで直接書き換えていて、履歴が残りません。どう整理すればよいですか？

結論として、「今の状態」を直接書き換えず、「起きた事実」を履歴として積み上げ、今の状態はその合計から計算する形に直すと、訂正しても過去が消えません。業務データの多くは、約束（受注・発注）、指示（製造指示）、起きた事実（入荷・出荷・検査・不良）、現在の状態（在庫）、お金の確定（請求・入金・支払）の5つに仕分けられます。

典型的な失敗は、マスタ（今の状態）と履歴（起きた事実の記録）を同じ表に入れてしまうことです。訂正のたびに上書きすると、いつ何が起きたかが後から追えず、数字が合わないときの原因調査もできません。在庫でいえば、現在庫の欄を直接書き換えるのではなく、入荷・出荷の記録を1行ずつ残し、現在庫は入出庫の合計として算出します。設備の稼働状況も同じで、「緑ランプが点灯していた」という事実と、「稼働中と解釈した」という判断を分けて記録しておくと、後から補正や確認ができます。

取引先の情報も、会社名だけで持つのではなく、得意先・請求先・納入先といった役割で分けると、請求先の誤りや誤出荷を防げます。まず、いま直接書き換えている数字を1つ選び、その元になる「入出庫・実績の記録」が別に残っているか確認してみてください。